POLITIKA ZASEBNOSTI
Politika o varstvu osebnih podatkov oziroma politika o zasebnosti ureja zbiranje, hrambo in obdelavo osebnih podatkov, ki jih Cisterca Ljubljana d.o.o. zbira in obdeluje, ko:
• uporabljate spletno stran amsrooms.com,
• stopite v stik z nami preko telefona, e-naslova ali socialnih omrežij,
• izvedete rezervacijo nočitev v AMS Rooms,
• se nastanite v AMS Rooms.
UPRAVLJAVEC
Upravljavec osebnih podatkov v pomenu, kot ga določata Splošna uredba EU o varstvu osebnih podatkov in veljavni zakon, ki ureja varstvo osebnih podatkov – GDPR, je:
Cisterca Ljubljana d.o.o.
Stična 17
1295 Ivančna Gorica
Telefon: +386 (0)1 787 77 01
Email: cisterca@amsrooms.com
OSEBNI PODATKI IN NAMEN NJIHOVE OBDELAVE
Cisterca Ljubljana d.o.o. pri svojem delu zbira, obdeluje in hrani osebne podatke petih skupin posameznikov. To so osebe, ki so AMS Rooms kontaktirale preko kontaktnega obrazca, e-mail naslova ali telefona, osebe, ki so AMS Rooms kontaktirale preko socialnih omrežij, osebe, ki so izvedle rezervacijo za nastanitev v AMS Rooms, osebe, ki so (bile) nastanjene v AMS Rooms in osebe, s katerimi ima upravljavec slabe izkušnje. Za posamezno skupino oseb smo v nadaljevanju opredelili, kateri osebni podatki se zbirajo, kakšen je namen zbiranja ter rok hrambe.
| Skupina posameznikov | Osebni podatki | Namen zbiranja | Rok hrambe |
| Evidenca o strankah, ki so nas kontaktirale preko kontaktnega obrazca, e-mail naslova ali telefona | ime in priimek, e-mail naslov, telefonska številka, vsebina sporočila | Korespondenca v zvezi z željami stranke in našo ponudbo, izvedba neposrednega trženja produktov, pošiljanje oglasnih elektronskih sporočil. | do preklica privolitve oz. največ 3 leta |
| Evidenca o strankah, ki so nas kontaktirale preko socialnih omrežij | ime in priimek, država, e-mail naslov, telefonska številka, vsebina sporočila, podatki in reakcije iz profila socialnega omrežja | Korespondenca v zvezi z željami stranke in našo ponudbo. | največ 1 leto, na socialnih omrežjih v skladu s politiko Meta Platforms, Inc. |
| Evidenca o strankah, ki so izvedle rezervacijo nočitev v AMS Rooms | ime in priimek, naslov, e-mail naslov, telefonska številka, podatki o rezervaciji (datum in ura prihoda, število oseb, število sob, tip sobe, število nočitev, posebne zahteve -neobvezno, cena), način plačila, podatek o ponudniku plačilnega sredstva, podatki o kreditni kartici, informacija o uspešni/neuspešni izvedbi transakcije | Oddaja povpraševanja preko spletnih rezervacijskih portalov oz. motorjev, elektronske pošte ali telefona, priprava ponudbe, sklenitev in izvedba pogodbe. Izvedba neposrednega trženja produktov, pošiljanje oglasnih elektronskih sporočil. | največ 1 leto, zapisnik o izbrisu podatkov do 5 let, račun za opravljeno storitev pa do 10 let |
| Evidenca o nastanjenih strankah | ime in priimek, rojstni datum, spol, državljanstvo, vrsta in številka osebnega dokumenta | Izvedba pogodbe in obvezno poročanje uradnim organom RS (trenutno: AJPES), preprečevanje in ugotavljanje morebitnih zlorab in ravnanj, ki bi lahko imeli znake kaznivih ravnanj. | največ 1 leto, zapisnik o izbrisu podatkov do 5 let, račun za opravljeno storitev pa do 10 let |
| Evidenca o strankah, s katerimi ima upravljavec slabe izkušnje | ime in priimek, spol, državljanstvo, e-mail naslov, telefonska številka | Odklonitev sklenitve nove pogodbe zaradi slabih preteklih izkušenj (npr. neporavnan račun ob odhodu, uničevanje lastnine upravljavca ali lastnine drugih gostov, neprimeren odnos do zaposlenih ali drugih gostov, kršitve hišnega reda ipd.). | največ 3 leta od zadnjega izdanega računa |
POGODBENA OBDELAVA IN POSREDOVANJE TRETJIM OSEBAM
Vaši osebni podatki se posredujejo tretjim osebam in pogodbenim obdelovalcem zgolj v primeru, ko je to nujno potrebno za uspešno izvedbo namena obdelave. Ti primeri so:
• pogodbenim obdelovalcem osebnih podatkov za namene vzdrževanja informacijskega sistema in internega recepcijskega portala,
• državnim organom zaradi obveznega poročanja, na zahtevo državnih organov ali primeru sumov kaznivih ravnanj (AJPES, Policija, FURS, posredno Statistični urad, MOL ipd.),
• rezervacijskim portalom in motorjem (npr. Booking, Cubilis – MyLightHouse ipd.),
• ponudnikom plačilnih storitev z namenom obdelave plačil in bankam na podlagi posameznikovega naročila za namene izpolnjevanja prodajne pogodbe,
• računovodski službi ali servisu za knjiženje izdanih računov,
• drugim ponudnikom storitev na zahtevo ali željo stranke (npr. prevozniki in drugi ponudniki storitev)
IZNOS PODATKOV V TRETJE DRŽAVE
Vaših podatkov v nobene primeru ne iznašamo v tretje države.
PRAVNA PODLAGA
Osebne podatke, ki nam jih posredujete ob rezervaciji namestitve, obdelujemo z vašim jasnim in nedvoumnim soglasjem, ki temelji na členu 6 (1), (a) Splošne uredbe EU o varstvu osebnih podatkov (GDPR), zakonitim interesom oziroma na podlagi izpolnjevanja pogodbe ob potrditvi rezervacije namestitve.
Svoje soglasje lahko kadarkoli umaknete s sporočilom na naslov: info@amsrooms.com.
Morebiten umik soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave vaših osebnih podatkov v času, preden je bil umik podan.
Umik soglasja bo izveden v največ 14 dneh od prejema pisne prošnje na e-mail naslov, v kolikor to dopušča namen obdelave osebnih podatkov in pravna podlaga.
VAŠE PRAVICE
V skladu z določili Splošne uredbe EU o varstvu osebnih podatkov (GDPR) imate naslednje pravice:
Pravica do preklica privolitve: če ste kot uporabnik privolili v obdelavo vaših osebnih podatkov (za enega ali več določenih namenov), imate pravico, da to svojo privolitev kadarkoli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Pravica dostopa do osebnih podatkov: kot uporabnik imate pravico od ponudnika (upravljavca osebnih podatkov) dobiti potrditev ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in določenih informacij.
Pravica do popravka osebnih podatkov: kot uporabnik imate pravico doseči, da ponudnik brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z vami. Kot uporabnik imate, ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih podatkov.
Pravica do izbrisa osebnih podatkov (»pravica do pozabe«): kot uporabnik imate pravico doseči, da se vaši osebni podatki izbrišejo, kadar ne obstaja več upravičen razlog za nadaljnjo obdelavo. Preprečitev obdelave je mogoča v posebnih okoliščinah.
Pravica do omejitve obdelave: kot uporabnik imate pravico doseči, da ponudnik omeji obdelavo, če kot uporabnik oporekate točnosti osebnih podatkov; ko je obdelava nezakonita in kot uporabnik nasprotujete izbrisu ter zahtevate omejitev uporabe; ko podatki niso več potrebni za namen obdelave, kot uporabnik pa jih potrebujete za uveljavitev pravnih zahtevkov.
Pravica do prenosljivosti podatkov: kot uporabnik imate pravico, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki ste jih posredovali ponudniku, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
Pravica do ugovora obdelavi: kot uporabnik lahko ugovarjate obdelavi v primeru obdelave za potrebe opravljanja nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti ter direktnega marketinga (vključujoč profiliranje).
ČAS HRAMBE OSEBNIH PODATKOV
Cisterca Ljubljana d.o.o. hrani vaše osebne podatke toliko časa, kolikor je to potrebno za namen obdelave osebnih podatkov. Posamezne zbirke osebnih podatkov imajo različne roke hrambe. Podatki o strankah, ki so nas kontaktirale preko kontaktnega obrazca, e-mail naslova ali telefona se hranijo do preklica privolitve oz. največ 3 leta. Podatki o strankah, ki so nas kontaktirale preko socialnih omrežij, se hranijo največ 1 leto. Podatke o osebah, ki so z AMS Rooms sklenile pogodbo, rezervirale nastanitev ali v AMS Rooms bivale, se hrani do največ 10 let od zadnje aktivnosti, kar je podrobneje specificirano v zgornji preglednici.
DODATNE INFORMACIJE IN UVELJAVLJANJE PRAVIC
Pri uveljavljanju vseh vaših pravic ali pri pridobivanju dodatnih informacij se obrnite na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ki vam je na voljo na e-naslovu: cisterca@amsrooms.com. Vašo vlogo bomo obravnavali in nanjo odgovorili v skladu s Splošno uredbo EU o varstvu osebnih podatkov – GDPR.
Ljubljana, 1. 2. 2026
Cisterca Ljubljana d.o.o.
